PRIVACY

​

Pop & Rock Koor voldoet aan de GDPR wetgeving

​

Wat is GDPR?
GDPR (of ook Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG genoemd) gaat over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Als organisatie moeten we vanaf 25 mei 2018 kunnen aantonen welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we deze data gebruiken en hoe we ze beveiligen.

​

Entiteiten die de persoonsgegevens verzamelen

Pop & Rock Koor bestaat uit 2 verschillende entiteiten: Pop & Rock Koor en de moedermaatschappij Dutch Vocal Company. Wanneer we in dit protocol "wij", "we" of "ons" noemen, zijn beide bedrijven van toepassing.

​

Hoe en wanneer verzamelen wij jouw gegevens? 

• Als je je aanmeldt via het online formulier voor onze informatie-avonden vragen we je om je naam en je emailadres en naar welk koor je wilt komen kijken. Deze gegevens gebruiken we om je welkom te heten en eventueel om te vragen wat je er van vond. Hierna gebruiken we je gegevens niet meer. 

• Op het moment dat je je aansluit bij ons koor vul je een inschrijfformulier in (online of een papieren versie), verwerken  we je gegevens (naam, adres, telefoonnummer, telefoonnummer, geboortedatum, emailadres) in onze ledenadministratie en sturen we de lijst per koor naar de betreffende dirigent. Ook komen de gegevens voor in het online ontwerpplatform waar deze website mee gecreëerd en beheerd wordt. 

• Als je het contactformulier invult vragen we je ook om je naam en emailadres. Na het behandelen van je informatievraag gebruiken we je gegevens niet meer.

• Voor het registreren op de ledenpagina's van de website gebruik je je eigen emailadres en kies je je eigen wachtwoord. Je wachtwoord is voor ons niet zichtbaar of opvraagbaar. Wel kunnen wij zien of je inlogt. Mocht je lange tijd niet inloggen dan kan het zijn dat we je vragen of je in staat bent om voldoende te oefenen om aan het koor te kunnen deelnemen.

​

Online

Onze website wordt gehost via een online CMS platform. Dit platform stelt ons in de gelegenheid om onze diensten online aan te bieden en extra services te verwerken via bijvoorbeeld de formulieren. Daardoor wordt er data opgeslagen het CMS systeem. Dit bedrijf slaat deze gegevens op op beveiligde servers achter een firewall.

​

Beeldmateriaal

Van optredens en soms ook tijdens repetitieavonden worden foto's en video's door ons gemaakt. Deze kunnen gebruikt worden op bijvoorbeeld onze website of onze social-media kanalen.  Wil je niet in beeld verschijnen dan heb je dit zelf in de hand door op dat moment niet mee te zingen. 

​

Wat doen we met je gegevens?

• De dirigent stuurt regelmatig een groepsmail met bijzonderheden omtrent de repetities. Soms is er ook persoonlijk contact.

• Je gegevens gebruiken we om de betaling van de contributie te bewerkstelligen.

• Met je gegevens krijg je toegang tot de ledenpagina's op deze website.

• Incidenteel wordt er een een digitale nieuwsbrief verstuurd met een maximum van 10 per jaar.

• We houden de ledenlijst per koor actueel een updaten deze zodra er aanpassingen zijn geweest, richting onze dirigenten en administratie.

• Incidenteel kan het voorkomen dat er een dusdanige situatie ontstaat dat het koor, vertegenwoordigd door bijvoorbeeld de lief- en leedcommissie, een attentie wil sturen naar een koorlid die dat door een gebeurtenis wel kan gebruiken. Daar zijn je adresgegevens voor nodig. In deze bijzondere gevallen wordt deze dan verstrekt door de dirigent. 

• Mocht je de verschuldigde contributie niet binnen de termijn betalen, zelfs niet na diverse herinneringen, dan schakelen wij een incassobedrijf in. Je gegevens zullen dan worden doorgeven aan het betreffende bedrijf.

• Wanneer je je lidmaatschap opzegt, wissen we je gegevens. 

​

Hoe beveiligen we jouw gegevens? 

• De lijsten per koor met persoonsgegevens staan op de lokale computers van de administratie en onze dirigent(en). Met onze dirigenten zijn we overeengekomen dat hun computers, evenals de onze, zijn beveiligd met up-to-date virussoftware inclusief firewall en alleen toegankelijk zijn middels een wachtwoord. 

• Onze website wordt gehost via een online CMS platform. Dit platform stelt ons in de gelegenheid om onze diensten online aan te bieden en extra services te verwerken via bijvoorbeeld de formulieren of inlogfunctie. Daardoor wordt er data opgeslagen het CMS systeem. Dit bedrijf slaat deze gegevens op op beveiligde servers achter een firewall.

• Ons beleid is om de groepsmails alleen te versturen met de contactadressen in de BCC. Dat wil zeggen dat de mailadressen niet zichtbaar zijn voor de ontvangers.

• Persoonsgegevens worden niet gedeeld met koorleden.

• Je gegevens zullen nooit moedwillig verstrekt worden aan andere partijen.

​

WIDGETS VOOR SOCIALE MEDIA

Onze website hanteert sociale-mediafuncties, zoals de knop Vind ik leuk van Facebook en widgets, zoals de knop Delen of interactieve miniprogramma's die op onze site worden uitgevoerd. Deze functies kunnen uw IP-adres verzamelen, bijhouden welke pagina's u bezoekt op onze site en een cookie plaatsen opdat de functie goed werkt. Sociale media-functies en -widgets worden of extern of direct op onze site gehost. Op uw interacties met deze functies is het privacybeleid van het bedrijf dat de functie heeft geleverd van toepassing

 

WIJZIGEN/ UITSCHRIJVEN

Organisaties moeten hun klanten/ gebruikers de mogelijkheid bieden om klanten de functie "vergeet mij uit het systeem" te kunnen kiezen. Omdat wij de gegevens nodig hebben om je als koorlid op de hoogte te brengen van relevante en noodzakelijke informatie omtrent de repetities of juist zaken van administratieve aard, bieden wij je deze functie in bepaalde gevallen op zeer beperkte wijze. Wij zullen dit in de voorwaarden aanpassen. 

​

We behouden het recht om dit privacy protocol te wijzigen, dus controleer deze regelmatig.

​

Wil je je persoonlijke gegevens wijzigen, aanvullen of verwijderen, stuur dan een mail naar desiree@popenrockkoor.nl

​